Planujesz więcej, niż jesteś w stanie zrobić? Jak ustalić priorytety w biznesie

W skrócie:

• Frustracja na koniec dnia, poczucie marnowanego potencjału i wrażenie, że robisz za mało, zwykle mają wspólną przyczynę.
• Ta frustracja prowadzi do jeszcze ambitniejszych planów, przez co ten cykl się powtarza.
• Rozwiązaniem jest priorytetyzacja projektów, która wymaga dojrzałości biznesowej.
• W praktyce pomagają cztery kroki: wyznaczenie kierunku i mierzalnych celów, stworzenie poczekalni pomysłów, policzenie opłacalności projektów oraz wybór jednego lub dwóch projektów do realizacji.

Ważne: Treści zawarte w tym artykule mają charakter wyłącznie edukacyjny i stanowią moją prywatną opinię. Nie są poradą finansową, marketingową ani biznesową dostosowaną do Twojej indywidualnej sytuacji. Przed podjęciem kluczowych decyzji w swojej firmie, zawsze skonsultuj się ze specjalistą.

Czy to Twoja codzienność?

Kończysz dzień sfrustrowana, bo lista zadań znowu pęka w szwach

Zaplanowałaś ogrom zadań na dany dzień lub tydzień, a zrealizowałaś tylko kilka albo żadnego. Wieczorem pojawia się frustracja i takie poczucie, że zawodzisz samą siebie, bo masz większe ambicje, chcesz więcej osiągać, realizować i zarabiać, ale brakuje Ci po prostu na wszystko czasu.

Czujesz, że marnujesz swój potencjał

Wiesz, że masz świetną merytorykę, to nie podlega dyskusji. A w momentach, w których możesz pracować, wkładasz w to ogrom pracy, ale efekty nie są dla Ciebie zadowalające, bo nie jesteś w stanie zrealizować tyle, ile chcesz.

Masz wrażenie, że robisz za mało, więc planujesz jeszcze więcej

Gdy siadasz do planowania po przerwie albo po okresie, w którym robiłaś mniej, chcesz wrócić ze zdwojoną siłą. Włącza się wtedy tryb, który nazywam ‘God Mode’, czyli trybem Boga – czujesz, że możesz wszystko. Jeśli wcześniej nie publikowałaś, teraz planujesz publikować dwa razy więcej, niż kiedykolwiek zakładałaś. Chcesz zrobić pięć albo dziesięć razy więcej.

Czasu masz tyle samo albo minimalnie więcej niż dotychczas, dlatego upchnięcie dwukrotnie większej liczby zadań i projektów jest po prostu nierealne.

To ma nazwę. Poczucie winy wobec własnej firmy

Wszystkie trzy sytuacje łączy jedno zjawisko, które nazywam poczuciem winy wobec własnej firmy. To stan, w którym masz wrażenie, że zawodzisz swój biznes, ponieważ regularnie realizujesz mniej, niż zaplanowałaś. Na początku brzmi to dosyć abstrakcyjnie, dlatego poniżej znajdziesz historie trzech kobiet.

Historia pierwsza: cele, które nie pasowały do zasobów

Z pierwszą kobietą miałyśmy ten sam cel – obie chciałyśmy wrócić do publikowania po przerwie i rozwinąć swój profil na Instagramie. Ja założyłam, że będę publikować dwa razy w tygodniu. Czy to dużo czy mało, nie wiem, ale dla mnie był to plan ambitny i wykonalny.

Ta kobieta natomiast wyznaczyła sobie kilka celów, które w moim odczuciu nie do końca były mierzalne. Zakładała, że zacznie codziennie publikować (co da się zmierzyć), a drugim celem była sprzedaż warsztatów. Natomiast nie określiła, ilu warsztatów i w jakim okresie, a finalnie celów związanych z Instagramem było jeszcze kilka.

Po drodze pojawiły się kwestie prywatne i ona nie mogła zrealizować planu w całości, dlatego zawiesiła wszystkie działania. Gdy później rozmawiałyśmy, czuła rezygnację, zawód i właśnie poczucie winy wobec własnej firmy.

Wychodzę z założenia, że coś zawsze może wydarzyć się po drodze i nie da się przewidzieć każdego scenariusza. Warto jednak wrócić do początku i sprawdzić, czy cele były realne i dopasowane do Twojego czasu i zasobów. Szczególnie, gdy działasz sama (tak jak ta kobieta), bo zupełnie inaczej to wygląda niż prowadzenie firmy z zespołem liczącym kilka lub kilkanaście osób.

Historia druga: nowe pomysły tuż przed kampanią

Druga historia dotyczy mojej klientki, która chciała co jakiś czas przeprowadzać burzę mózgów, aby wyrzucić pomysły z głowy i uporządkować je w jednym miejscu. I uważam, że pomysł sam w sobie jest w porządku, o ile nowe pomysły nie wywracają do góry nogami tego, co już zbudowałaś.

Często obserwuję taki scenariusz. 

• W biznesie wszystko jest gotowe pod kampanię sprzedażową: grafiki, landingi, oferta, teksty i maile. 
• Wtedy pojawiają się nowe pomysły, a umysł właścicielki podpowiada, że są lepsze niż pierwotne założenia. 
• Kampania zostaje przesunięta i przebudowana. 
• Przed kolejnym uruchomieniem znowu pojawiają się genialne pomysły i wszystko jest wywracane od nowa.
• Ta sytuacja może powtarzać się wielokrotnie.

Nie wiem czy Twój nowy pomysł jest lepszy od pierwotnego, ale z tego, co widzę, bardzo często stoi za tym strach przed sprzedażą. Wiąże się on ze strachem przed odrzuceniem, czyli przed tym, że wyjdziesz z ofertą, a ludzie nie będą chcieli kupić. Drugim lękiem, który często obserwuję, jest strach przed porażką. Ty lub Twój zespół napracowaliście się, a wynik kampanii może być zerowy. Nie będę ukrywać, może się tak zdarzyć i jest to trudne do przyjęcia. Ale nowe pomysły bardzo często odwlekają po prostu uruchomienie kampanii tylko po to, by nie zmierzyć się z tymi właśnie lękami.

O strachu przed sprzedażą przeczytasz więcej tutaj: https://www.agatamikuda.com/strach-przed-sprzedaza/

Historia trzecia: wszystko na wczoraj

Trzecią historia wydarzyła się jeszcze w czasach, gdy pracowałam jako wirtualna asystentka. Pewna klientka przez większość czasu zaczynała wiadomości od przeprosin za to, że pisze tak późno, a zadanie jest pilne i potrzebne na wczoraj.

W tej sytuacji brakowało czegoś więcej niż planowania, bo planowania i priorytetyzacji nie było prawie wcale. 

Gdy w jej głowie pojawiał się nowy pomysł, uznawała, że musi go zrealizować od razu. I tutaj nie zrozum mnie źle – Jej pomysły były naprawdę dobre, ale problemem było to, że wszystko działo się w tym samym czasie. 

Wielokrotnie mówiła mi, że nie jest zadowolona ze swojego sposobu działania i z robienia wszystkiego na ostatnią chwilę. Czuła, że ma większy potencjał i chce zarabiać więcej, ale jej plany zderzały się z rzeczywistością – było wielkie planowanie, ale często brakowało realizacji. 

I tutaj absolutnie nie obwiniam żadnej z tych osób. Wychodzę z założenia, że jeśli ktoś działa w dany sposób i tego nie zmienia, to widocznie nie przeszkadza mu to wystarczająco. Bo gdy coś uwiera bardzo mocno, to w pewnym momencie pojawia się potrzeba zmiany.

Moja historia: każdy miesiąc wyglądał tak samo

Sama przeszłam tę drogę – kiedyś każdy mój miesiąc zaczynał się od ogromnego planu. Potem natomiast wydarzało się życie, projekty dla klientów i inne zobowiązania, a pod koniec miesiąca budziłam się i próbowałam wszystko nadrobić. Efekt był taki, że miesiąc kończyłam sfrustrowana i z poczuciem, że biznes stoi w miejscu. I tak w kółko, aż w pewnym momencie zatrzymałam się i postanowiłam to zmienić.

Jak ustalić priorytety w biznesie i przestać planować ponad swoje możliwości?

Rozwiązanie zaczyna się od podjęcia decyzji, a ta decyzja w moim odczuciu wymaga dojrzałości biznesowej. W odcinku o blokadach przed sprzedażą Kasia powiedziała coś, co dało mi do myślenia. Mianowicie, chodziło o to, że bardzo wielu przedsiębiorców jest emocjonalnie na poziomie nastolatków.

Zachęcam Cię do obejrzenia tego odcinka, aby poznać pełny kontekst tej wypowiedzi.

Zgadzam się z tym w stu procentach – prowadzenie biznesu wymaga pracy nad firmą, ale także nad sobą. Pozornie prosta decyzja o tym, który projekt realizujesz, a który odkładasz, wymaga właśnie dojrzałości biznesowej.

Priorytetyzacja projektów to decyzja o kolejności

Priorytetyzacja oznacza, że jednemu projektowi mówisz „tak”, a drugi odkładasz na później. Odłożony projekt nadal może zostać zrealizowany, ale niekoniecznie nie w tym momencie. Decydujesz, że teraz nie prowadzisz dwóch projektów jednocześnie, ponieważ nie jesteś w stanie tego zrobić (a jeśli będziesz próbować, to znowu wrócisz do punktu wyjścia). Czas bardzo często jest największą barierą, ale ograniczeniem mogą być również finanse lub liczba osób w zespole.

Jeśli wpada Ci do głowy nowy pomysł, nie musisz go realizować w tym tygodniu ani w tym miesiącu. Jeśli zrealizujesz go za dwa miesiące, to również będzie w porządku.

Co zrobić z nadmiarem pomysłów? Stwórz poczekalnię pomysłów

Poczekalnia pomysłów to miejsce, w którym zapisujesz wszystkie pomysły, których nie realizujesz w danym momencie. Dzięki temu nie masz poczucia, że coś Ci umknie lub przepadnie.

Sama prowadzę taką poczekalnię i wrzucam do niej wszystkie projekty, a przy rewizji kwartału lub roku przeglądam je i decyduję, które chcę zrealizować, które odkładam, a które usuwam. Niektórych nie usuwam, bo mam poczucie, że coś stracę, dlatego leżą więc w poczekalni i nie wiem, czy nadejdzie na nie czas. Wiem natomiast, że tam są, więc nie mam poczucia, że coś mi umyka.

Poczekalnię możesz stworzyć w narzędziu, z którego korzystasz na co dzień, na przykład w ClickUp, Notion, Asanie lub Trello. Sprawdzi się również zwykły notes.

Co zrobić, gdy nie potrafisz wybrać, który projekt jest najważniejszy?

Odkładanie projektów wcale nie jest tak łatwe, jak się wydaje. Jeśli masz problem z wyborem, zrób krok wstecz i sprawdź, czy masz określony długofalowy kierunek, czyli strategię. Sprawdź też, czy masz kierunek na dany rok lub kwartał i czy masz wyznaczone cele. Bez kierunku i celów trudno ocenić, czy dany projekt przybliża Cię do tego, dokąd zmierzasz, czy Cię od tego oddala.

Szczerze mówiąc, cel w stylu „będę publikować więcej” niewiele mówi. Jeśli opublikujesz pięćdziesiąt postów w tygodniu, czy zrealizowałaś ten cel? A jeśli opublikujesz pięć? Mierzalny cel od razu odpowiada na to pytanie.

Horyzont celów zależy od Ciebie. Mogą to być cele długofalowe, roczne, kwartalne lub miesięczne, bo to Ty najlepiej znasz swój biznes i Ty podejmujesz w nim decyzje.

Jak ocenić, czy projekt warto realizować teraz?

Pierwszym kryterium jest to, czy projekt przybliża Cię do wyznaczonego celu. Drugim jest jego opłacalność, czyli to, czy jest rentowny i przyniesie Ci zysk.

Niektóre projekty mogą mieć inne cele, jak na przykład budowanie widoczności marki – wtedy warto sprawdzić, czy w tym czasie będziesz mieć inne przychody lub środki na pokrycie swoich zobowiązań i kosztów życia.

Plan działania w czterech krokach

• Wyznacz kierunek i mierzalne cele. Określ, dokąd zmierza Twój biznes w wybranym horyzoncie czasowym.
• Stwórz poczekalnię pomysłów. Każdy nowy pomysł zapisuj właśnie tam.
• Policz opłacalność projektów. Sprawdź, które z nich przyniosą zysk.
• Wybierz jeden lub dwa projekty. Liczba zależy od Twojego czasu i mocy przerobowych, więc tę decyzję podejmujesz sama.

Chcesz ustalić priorytety razem z partnerką strategiczną?

Jeśli czujesz się przytłoczona albo nie chcesz przechodzić przez to sama, umów się na sparing strategiczny. Przyjrzę się Twoim celom i projektom. Omówimy, dokąd zmierzasz, przeanalizujemy, jak poszczególne projekty Cię w tym wspierają, i policzymy ich opłacalność. Wyjdziesz ze spotkania z jasnym planem kolejnych kroków.